Mardi 26 Septembre 2017
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Grâce à Esker, le groupe Châtel gagne en efficacité dans le traitement de ses factures fournisseurs
Le Groupe Châtel, spécialisé dans le transport et la logistique, s'est allié à Esker pour dématérialiser ses 20 000 factures fournisseurs annuelles. 

Jusqu'à présent, le Groupe Châtel gérait manuellement le traitement de ses factures fournisseurs en provenance de ses 10 sociétés réparties sur 7 sites. Une tâche complexe qui engendrait de nombreux désagréments pour les 6 personnes du service comptable basées au siège social :
  • un manque de contrôle et de sécurité sur le processus d’enregistrement des factures, avec un risque de paiement en doublon de certaines factures,
  • un temps de traitement des factures trop long en raison de la distance entre les sites et d’un acheminement parfois laborieux qui pouvait retarder de 10 à 15 jours l’enregistrement des factures,
  • un manque de traçabilité en interne pour retrouver les factures et un manque de visibilité sur le circuit de validation,
  • une mauvaise répartition de la charge de travail et une volonté de l’équilibrer davantage.
Grâce à la solution de dématérialisation d’Esker, le groupe est passé d’une gestion artisanale à la fiabilisation de son processus de gestion. "Notre objectif était de gagner en efficacité et d’avoir un meilleur suivi et contrôle de l’ensemble du processus, explique Mickaël Asseline, Directeur Administratif et Financier du Groupe Châtel. Qui plus est, la solution Esker s’interface parfaitement à notre système comptable Cegid". 

Le groupe a redirigé son courrier pour recevoir l’intégralité des factures papier directement au siège social sans passer par chacune des filiales. Ce sont désormais les comptables, basés au siège, qui scannent les factures pour une comptabilisation à J+1. Pour l'instant, seuls 10% des factures arrivent directement par e-mail. Le groupe réalise actuellement une campagne de sensibilisation des fournisseurs pour augmenter son taux de factures électroniques reçues.

Malgré cela, grâce à la solution Esker, le Groupe Châtel a constaté de nombreux bénéfices dont une accélération du traitement des factures (qui se fait désormais quotidiennement), un gain de temps dans le circuit de validation (qui compte une cinquantaine de valideurs et 4 à 6 niveaux d’approbation), des lettrages comptables et règlements effectués de manière hebdomadaire plutôt que quotidiennement, une gestion des bilans de fin d’année simplifiée (plus besoin de chercher dans les dossiers papier), une traçabilité de toutes les factures (avec la possibilité de retrouver l’historique à tout moment dans la solution Esker et l’ERP Cegid), une meilleure gestion de la trésorerie grâce à la visibilité sur les décaissements, la possibilité de créer des profils de consultation notamment pour les commissaires aux comptes.

Notez que les valideurs peuvent aussi accéder à la solution en mobilité afin de gérer, valider et traiter leurs factures où qu’ils se trouvent 24/7 depuis leur smartphone.

Déployée en seulement 1 mois, la solution de dématérialisation Esker est aujourd’hui devenue indispensable au sein du Groupe.
Publié le lundi 4 septembre 2017
SQ 250-300
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